Sehr geehrte GRENKE-Investoren,

wir haben Ihren Ruf nach mehr Transparenz hinsichtlich der Amtsniederlegung unseres Vorstandsmitglieds Mark Kindermann laut und deutlich vernommen und möchten dem hiermit umfassend nachkommen.

Im Rahmen der laufenden Prüfungen durch KPMG und Mazars hatte es bereits einige qualitative Hinweise und Feststellungen bezüglich der Internen Revision und Compliance-Organisation gegeben. Unmittelbarer Anlass für die Niederlegung von Mark Kindermann waren Kritikpunkte der BaFin an Prozessen der Internen Revision und der Compliance im Rahmen der laufenden Prüfungen durch Mazars.

Wichtig ist mir zu betonen: Keiner dieser Kritikpunkte der BaFin lässt auf unmittelbare Auswirkungen auf die Bilanz oder die GuV des Unternehmens schließen. Auch stellen die Aussagen der BaFin in keinem Punkt die am 16.12.2020 veröffentlichten Informationen über die gutachtliche Stellungnahme durch Warth & Klein Grant Thornton und die gesonderte Prüfung durch KPMG in Frage.

Im Bereich der Internen Revision betraf die Kritik der BaFin die Qualität von Arbeitspapieren, die Möglichkeit des Vorstandes, festgestellte Mängel verwerfen zu können, die Tatsache, dass die Innenrevision keine eigene Untersuchung der Viceroy-Vorwürfe initiierte, die quantitative personelle Ausstattung der Internen Revision und den bis Anfang des letzten Jahres (2020) eingeschränkten Zugang der Internen Revision zu bestimmten Firmengeheimnissen.

Die Kritikpunkte am Bereich Compliance bezogen sich auf prozessuale Schwächen bei der Dokumentation von Related Parties, mangelnde Nachvollziehbarkeit von Aktualisierungen des Compliance-Handbuchs, Infragestellung der Messgrößen für die Bewertung der Compliance-Risiken, unzureichende Dokumentation der schriftlichen Jahresberichte der Compliance-Funktion sowie auch hier eine nicht angemessene personelle Ausstattung der Compliance-Funktion.

Auf Basis dieser Punkte stellte die BaFin der Gesellschaft ein Anhörungsschreiben zu und kündigte an, nach Ablauf einer Frist zur Stellungnahme über eine Abberufung von Mark Kindermann als Vorstand zu entscheiden.

Der Aufsichtsrat hat mit Mark Kindermann über die Kritikpunkte und mögliche Konsequenzen diskutiert. Im Ergebnis hat Mark Kindermann den Aufsichtsrat am 8.2.2021 darüber informiert, sein Vorstandsamt sowie alle weiteren Konzernmandate niederzulegen. Diesem Wunsch haben wir entsprochen. Gleichzeitig haben wir vereinbart, dass er dem Unternehmen für eine Übergangszeit außerhalb des Vorstands zur Verfügung steht, um eine reibungslose Übergabe zu gewährleisten.

Die seit September bestehende Unsicherheit lastet schwer auf unserer Aktie und unseren Anleihen. Die Prüfungen erfordern zudem erhebliche Management- und Personalkapazitäten vom Unternehmen. Für die Gesellschaft hat es höchste Priorität, dass wir die laufenden Prüfungen zügig fortsetzen und abschließen. Selbstverständlich greifen wir die Ergebnisse aus diesen Prüfungen konsequent auf und entwickeln die Prozesse weiter.

Das haben wir auch in den vergangenen Monaten bereits getan: So haben wir im vergangenen Oktober die Interne Revision von Mark Kindermann an die Vorstandsvorsitzende Antje Leminsky und zu Jahresbeginn 2021 die Compliance-Funktion an Isabel Rösler als neuen Chief Risk Officer (CRO) übertragen. Zudem wird sowohl für die Interne Revision und auch für Compliance entsprechend qualifiziertes Personal gesucht, weil wir die Personalausstattung kurzfristig ausweiten wollen. Mit einer unabhängigen Beratungsfirma untersuchen wir seit Dezember die Prozesse für Interne Revision und Compliance und entwickeln beide Bereiche weiter.
Der Aufsichtsrat hat inzwischen entschieden, wie die verbleibenden Aufgaben von Mark Kindermann neu verteilt werden: Die Vorstandsvorsitzende Antje Leminsky wird das Personalressort übernehmen.
Isabel Rösler übernimmt ab sofort auch wesentliche administrative Funktionen der Marktfolge. Sebastian Hirsch, der im Oktober 2020 zum Chief Financial Officer (CFO) ernannt wurde, erhält zusätzlich die Verantwortung für das Konzernrechnungswesen. Dieser Schritt hätte nach der Veröffentlichung des Jahresabschlusses ohnehin angestanden und wurde jetzt vorgezogen.

Wir hoffen, mit diesem Schreiben Ihre offenen Fragen zu diesem Thema beantwortet zu haben.

Wir verstehen auch, dass Sie darüber hinaus weitere Fragen haben und insbesondere wissen möchten, wann die Prüfungen abgeschlossen sind. Da der Zeitplan maßgeblich von den Prüfern bestimmt wird, können wir dazu aktuell keine verbindlichen Aussagen treffen.

Seien Sie versichert: Wir werden alles daran setzen, die Prüfungen so schnell wie möglich abzuschließen und als Unternehmen gestärkt aus dieser Krisensituation hervorzugehen.

Mit freundlichen Grüßen

Prof. Dr. Ernst-Moritz Lipp
Vorsitzender des Aufsichtsrats

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